Le parole hanno questa enorme capacità di aprire e chiudere le porte; ignorarlo non serve a niente. Loro vanno comunque per la propria strada. Se tu lo accetti e decidi di farle lavorare a tuo favore, vinci; se ci ridi sopra, sprechi un’occasione.
Annamaria Anelli, Business Writer e Docente di scrittura.

Imparare a dire di no ti aiuta a evitare di essere sommers* dalle troppe richieste e non avere più il tempo di pensare alle attività importanti per il business. Dire di no non è mai piacevole, anche perché spesso non sappiamo come farlo senza offendere la persona a cui dobbiamo rivolgere il rifiuto, che sia a voce oppure in forma scritta.

La scrittura fa parte di tutti i nostri rapporti lavorativi: scriviamo per raccontare di noi nei siti web e nelle newsletter, nei magazine e nelle brochure, ma scriviamo anche per creare e mantenere rapporti con dipendenti, clienti e fornitori.

Il mezzo più importante per costruire queste relazioni in forma scritta è l’e-mail, ma la comunicazione usata su questo strumento viene spesso trascurata, creando malumori e incomprensioni.

Molti non ci pensano, ma scrivere un’e-mail senza curarne il tono, soprattutto se si deve rifiutare qualcosa, è come rispondere in maniera seccata a voce a qualcuno che ci fa una domanda.

Potete aver creato il rapporto migliore con il vostro cliente, lavorare con passione accanto ai dipendenti, scambiare qualche battuta quando incontrate i fornitori, ma, se quando scrivete un’e-mail il tono diventa all’improvviso freddo e burocratico, rischiate di vanificare anche quello che avete costruito nel rapporto dal vivo.

Quali sono i trucchi per scrivere e-mail che non generano malumori ma che mantengano una comunicazione rilassata e profittevole tra voi e chi le riceve?

1. Parti rivolgendoti alla persona a cui stai scrivendo, senza iniziare in modo brusco con la risposta, e concludi ringraziando e salutando;
2. Scrivi in maniera chiara e semplice, senza termini altisonanti o burocratici, soprattutto se chi deve leggere non è un esperto del tuo settore e rischierebbe di non capire;
3. Non dire mai solo “no”, ma aggiungi un’alternativa in positivo: “in questo periodo non riesco a prendere in carico questo lavoro, ma spero che in futuro…”;
4. Quando devi far notare un errore o rifiutare qualcosa, volgi comunque le frasi in positivo. Ad esempio, non dire “non è così che va fatta questa cosa”, ma “in questo caso sarebbe meglio fare così”. La persona che legge percepirà un’apertura da parte tua, e non un muro.

Sono piccoli accorgimenti che, se applicati di volta ai tuoi testi, miglioreranno notevolmente i tuoi rapporti di lavoro. Fidati di me, i risultati si vedranno da subito 😊

Questo articolo è comparso nel numero di settembre 2022 di Cambiare, rivista di business di Imprenditori che cambiano.